Teman Baru, Lingkaran Baru :)

Beberapa waktu yang lalu sepulang KKN, saya diminta untuk menjadi salah satu koordinator panitia Career Days ke- XVI nya ECC UGM. Kita yang ditunjuk menjadi koordinator ada 18 orang, dengan rincian 4 orang sebagai koordinator kesekretariatan, 3 orang koordinator LO, 2 orang koordinator teknis, 1 orang memegang questioner, 4 orang di media, 1 orang bagian customer care, 1 orang bagian promosi,  1 orang bagian umum sekaligus wakil ketua, dan 1 orang lagi bagian konsumsi yang sekaligus ketua tim kita.

Mencontek cara kerja perusahaan-perusahaan, kita diperkenalkan dengan yang namanya KPI (Key Performance Index). Ada beberapa indikator yang harus kita capai, dan apabila mencapai target KPI maka kita akan diberi bonus. Ada 5 poin KPI yang disepakati, yaitu pertama kehadiran panitia dalam setiap rangkaian acara career days ini, dari mulai briefing, gladi resik, acara, sampai pembubaran panitia. Jumlah panitia yang hadir minimal mencapai 80% dari total panitia. Poin ke-2 adalah kepuasan user (bos kita di ECC) sama kinerja kita. Poin ke-3 adalah kepuasan jobseeker/pengunjung career days. Poin ke-4 adalah kepuasan officer yang  bergabung dalam event ini. Dan poin yang terakhir adalah kepuasan seluruh panitia yang lain dan jumlah dana yang terpakai untuk pembubaran panitia tidak lebih dari 90% dari total anggaran yang diberikan.

Awalnya kita tak saling kenal dan masih canggung, kemudian Mas Rudi memberikan semacam training singkat di sore hari. Gamesnya sederhana, kita diminta saling menyilangkan tangan membentuk lingkaran, dan bagaimana caranya kita bisa bergandengan tangan tanpa ada tangan yang tersilang. Setelah itu dilanjutkan dengan games tebak nama dan koordinator di bidang apa. Caranya kita dibagi menjadi 2 tim yang berdiri saling berhadapan, kemudian Mas Rudi akan menyentuh 2 orang dari 2 tim yang berbeda. Dua orang yang disentuh Mas Rudi ini akan berbalik dan adu cepat menyebutkan nama teman di tim lawan beserta bidangnya. Dia yang kalah cepat akan dianggap gugur dan keluar dari permainan. Games yang terakhir, kita dibagi menjadi 2 tim, dan diminta menyusun piramida dengan menggunakan gelas plastik dengan kriteria terdiri atas 7 tingkat, masing-masing tingkat terdiri dari 4 gelas, kecuali di tingkat terakhir yang hanya terdiri dari 3 gelas. Bentuknya bebas, boleh berisi air atau kosong, yang penting cukup kokoh. Prinsipnya, selain bagaimana berkreasi membentuk strategi, kita sesama tim koordinator harus saling kenal dan harus solid dulu sebelum menghadapi panitia yang lebih besar.

Dari sini kadang kita makan bareng, main bareng, nongkrong bareng, dan juga ramai berceloteh di grup salah satu instant messenger.

Briefing panitia yang keseluruhan juga diselipkan beberapa games sebagai ice breaking diantara kita. Seluruh panitia diwajibkan membawa pesawat kertas sebagai tiket masuk. Pesawat kertas ini diberi nama dan bidang masing-masing. Selanjutnya pesawat tersebut diterbangkan bersama-sama dalam sebuah ruangan, dan setelah itu masing-masing dari kita harus mengambil satu saja pesawat yang sudah bergelimpangan di sekitar kita. Kemudian tugas kita mengembalikan pesawat tersebut kepada pemiliknya. Nah, hal ini yang ternyata susah sekali karena pada dasarnya kita ber-seratus tujuh puluh satu orang ini tidak saling mengenal. Maka kita dipaksa untuk saling berkenalan satu sama lain.

Games selanjutnya adalah menyanyikan balonku ada lima sambil tepuk tangan sesuai dengan irama. Dan kita harus bisa bertepuk tangan secara bersamaan padahal nyanyinya dalam hati. Kemudian kita harus ber-high five dengan gaya tangan kanan-tangan kiri-dan saling menubrukkan pundak minimal dengan 5 orang berbeda. Dan yang terakhir, kita diminta menghitung dari satu sampai sejumlah panitia yang ada disana, sambil menutup mata. Satu orang menyebutkan satu angka dan tidak boleh menyebutkan angka yang sama. Pada awalnya ini susah sekali, karena ketika ada yang bersamaan menyebutkan angka yang sama, kita harus memulai lagi dari angka satu.  Akhirnya kita menyepakati kita akan memulai hitungan dari kelompok-kelompok kecil yang sudah dibuat sebelumnya, secara urut. Dan orang terakhir dalam kelompok itu akan menyebutkan angka hitungan dengan nada yang berbeda sebagai penanda bahwa giliran kelompok selanjutnya yang meneruskan hitungan.

Pada hari H, overall semua berjalan lancar dengan sedikit kendala disana sini yang masih tergolong wajar. Setiap pagi dilakukan briefing dan ditutup dengan evaluasi di sore hari.

Dan agenda terakhir kita adalah pembubaran di BNI Foodpark UGM, yang merupakan salah satu sister brand nya ECC selain Swevel. Konsep yang kita bawa, berangkat dari kesenjangan yang terasa antar bidang. Misalnya seorang LO yang kinerjanya begitu terlihat karena merupakan frontliner ,dibandingkan dengan bidang Teknis dan Media yang kinerjanya cenderung dibalik layar. Padahal sebenarnya setiap bidang bekerja dalam porsi yang sama. Dipadukan dengan tema Career Days XVI ‘Kamu Tahu, Kamu Hebat’, kita sepakat menetapkan dresscode nya adalah profesi. Gamesnya adalah membuat hal yang saat ini terbilang konyol menjadi ilmiah di tahun 2040, sesuai dengan profesi kita. Ada beberapa kata kunci yang bisa mengarah kepada Magic (Harry Potter) dan yang mengarah kepada Teknologi (Doraemon). Selanjutnya setiap yang datang akan mengambil undian berisi kata kunci, untuk duduk di meja yang sebelumya telah ditulis beberapa kata kunci. Ceritanya satu meja itu merupakan sebuah perusahaan yang akan menjual produk tertentu berdasar kata kunci yang telah diberikan. Kemudian setiap perusahaan akan mempresentasikan produknya di depan semua panitia. Games ini memiliki beberapa makna, yang pertama setiap profesi memiliki peran masing-masing yang tanpa peran salah satu dari mereka maka produk tersebut tidak akan jadi. Jadi nggak perlu lah, nyombong dan merasa paling berguna. Kedua, sistem undian bertujuan agar seluruh panitia dapat membaur menjadi satu dan tidak hanya bergaul dengan lingkarannya. Selain itu, setiap panitia akan ‘terpaksa’ berinteraksi dengan panitia yang lain, hanya untuk mencari meja yang sesuai. Ketiga, kreativitas. Jelas tanpa adanya kreativitas, hal konyol tidak dapat menjadi nyata dan terasa logis.

Dengan berakhirnya pembubaran panitia, maka selesailah tugas kita sebagai koordinator panitia Career Days XVI. Sampai jumpa di CD selanjutnya, mungkin. Well yaaa, hanya bisa berharap semoga kebersamaan kita tidak hanya sebatas kontrak proyek.